נקודות עיקריות
- חוק האזנת סתר מגדיר "האזנת סתר" כהאזנה ללא הסכמה של אף אחד מבעלי השיחה, וקובע לה עונש של עד חמש שנות מאסר.
- כשמשתתף בפגישה מפעיל את המתמלל, לפחות בעל שיחה אחד הסכים. הסיכון מתחיל כשהבוט מצטרף לפגישה שבעל החשבון לא נמצא בה.
- תמלולים, הקלטות וסיכומים שנשמרים במערכת הם מידע אישי, ולעתים גם מידע בעל רגישות מיוחדת.
- ספק ה-AI מקבל גישה למידע, ולכן תקנה 15 (מיקור חוץ) מחייבת לבדוק סיכונים ולעגן את התנאים בהסכם.
- כדאי לקבוע מראש כמה זמן שומרים הקלטות ותמלולים, ומתי לא מפעילים מתמלל בכלל.
תוכן עניינים
- מהו מתמלל AI ולמה הוא עניין של פרטיות?
- האם הקלטת פגישה עם מתמלל היא האזנת סתר?
- מתי התמלולים הופכים למידע במאגר?
- מה צריך לעגן מול ספק ה-AI?
- מתי עדיף לא להפעיל מתמלל?
- איך כותבים נוהל למתמללי AI בארגון?
- שאלות ותשובות
מתמלל AI בפגישות הוא כלי שמצטרף לשיחת וידאו או לפגישה פרונטלית, מקליט את הדיבור, הופך אותו לטקסט ומפיק סיכום ומשימות. יש בוטים עצמאיים, ויש פונקציות מובנות בפלטפורמות הווידאו. עובדים רבים מפעילים אותם בלי לשאול את הארגון, וכך הקלטות של פגישות עם לקוחות, מועמדים ומטופלים נשמרות אצל ספקים שאף אחד לא בדק. כדי לדעת אילו מאגרים נוצרים ככה בארגון, אפשר להיעזר במערכת הציות לחוק הגנת הפרטיות של Privorify.
מהו מתמלל AI ולמה הוא עניין של פרטיות?
מתמלל AI אוסף שלושה סוגי מידע: הקלטת קול ולעתים וידאו, תמלול מלא שמציין מי אמר מה, וסיכום שנוצר במודל שפה. כל אחד מהם מזהה אנשים, ולכן כולם מידע אישי. בחוק הגנת הפרטיות, מידע אישי הוא נתון שנוגע לאדם מזוהה או לאדם שניתן לזהות.
הסיכון גדול יותר ממה שנראה. בפגישה עם לקוח עולים פרטים כלכליים, בראיון עבודה מדברים על נתונים אישיים, ובפגישת צוות מזכירים מחלה של עובד. הכול נכנס לתמלול שניתן לחפש בו ולהעביר הלאה בלחיצה. חלק מהמידע הזה נכנס להגדרה של מידע בעל רגישות מיוחדת; ראו מידע בעל רגישות מיוחדת: מה נכנס להגדרה החדשה.
האם הקלטת פגישה עם מתמלל AI היא האזנת סתר?
לפי סעיף 1 לחוק האזנת סתר, "האזנת סתר" היא האזנה ללא הסכמה של אף אחד מבעלי השיחה. לכן כשמשתתף בפגישה מפעיל מתמלל בפגישה שלו, הוא בעל שיחה שהסכים, וזו אינה האזנת סתר לפי ההגדרה.
החוק מגדיר "שיחה" באופן רחב, בדיבור או בבזק, וגם בתקשורת בין מחשבים. "האזנה" היא האזנה לשיחת הזולת, קליטתה או העתקתה באמצעות מכשיר. סעיף 2(א) קובע עונש של חמש שנות מאסר למי שמאזין האזנת סתר שלא כדין.
| תרחיש | האם בעל שיחה הסכים? | מה לעשות |
|---|---|---|
| משתתף מפעיל מתמלל בפגישה שהוא נמצא בה | כן, המשתתף עצמו | ליידע את שאר המשתתפים על ההקלטה והתמלול |
| הבוט מצטרף אוטומטית לפגישה שבעל החשבון לא נמצא בה | לא ברור | לכבות הצטרפות אוטומטית, או לקבל הסכמה מפורשת מהמשתתפים |
| הקלטת פגישה של אחרים בלי להשתתף בה | לא | לא לעשות. זה עלול להיות האזנת סתר |
ההגדרה הפלילית היא רק הרף התחתון. גם כשההקלטה מותרת, לקוח שגילה בדיעבד שהשיחה תומללה ונשלחה לספק חיצוני לא ירגיש שכבדו את פרטיותו. לכן הפרקטיקה הנכונה היא להודיע בתחילת הפגישה שיש תמלול, ולאפשר למשתתף לבקש שיכבו אותו. על הקלטת שיחות מכירה, שלהן כללים משלהן, ראו חובת הקלטת שיחות מכירה.
מתי תמלולי פגישות הופכים למידע במאגר?
כשהארגון שומר את ההקלטות והתמלולים במערכת דיגיטלית, מקשר אותם ללקוחות או לתיקים ומשתמש בהם לאורך זמן, סביר שמדובר במידע אישי במאגר מידע. החוק מגדיר מאגר מידע כ"אוסף פרטי מידע אישי המעובד באמצעי דיגיטלי", עם חריגים מצומצמים.
אחד החריגים הוא אוסף לשימוש אישי שאינו למטרות עסק. תמלולי פגישות עבודה בדרך כלל לא נכנסים לחריג הזה. משמעות הדבר היא שחלות חובות מוכרות:
- יידוע: סעיף 11 לחוק מחייב להודיע מה מטרת האיסוף, למי יועבר המידע ומי בעל השליטה במאגר.
- צמידות למטרה: לפי סעיף 8(ב), מעבדים מידע רק למטרת המאגר. תמלול שנוצר כדי לסכם פגישה לא אמור לשמש פתאום להערכת ביצועי עובדים.
- מסמך הגדרות המאגר: תקנה 2(א) לתקנות אבטחת המידע דורשת לתאר בו גם עיבוד באמצעות מחזיק, והעברת מידע אל מחוץ לגבולות המדינה.
- מידע עודף: תקנה 2(ג) מחייבת לבדוק פעם בשנה אם נשמר מידע רב מהנדרש. ארכיון אינסופי של הקלטות הוא דוגמה טובה למידע כזה.
על קביעת תקופות שמירה ראו כמה זמן שומרים מידע אישי? מדיניות שמירה ומחיקה בעסק.
מה צריך לעגן מול ספק מתמלל ה-AI?
ספק המתמלל מקבל גישה למידע האישי, ולכן חלה תקנה 15 לתקנות אבטחת המידע. לפני ההתקשרות בודקים את סיכוני אבטחת המידע, ובהסכם קובעים איזה מידע הספק רשאי לעבד ולאיזו מטרה, מה קורה למידע בסיום ההתקשרות, וחובת דיווח על אירוע אבטחה.
במתמללי AI יש שתי שאלות שכדאי לבדוק במיוחד. הראשונה: האם הספק משתמש בהקלטות או בתמלולים כדי לאמן מודלים. הסעיף שמתיר רק שימוש לצורכי ההתקשרות נועד בדיוק לזה. השנייה: איפה המידע מאוחסן. רוב שירותי התמלול מעבדים מידע מחוץ לישראל, וזו העברת מידע לחו״ל שכפופה לתקנות נפרדות; ראו העברת מידע אישי לחו״ל: מה מותר להעביר ובאילו תנאים. את רכיבי ההסכם עצמם פירטנו במאמר הסכם עיבוד מידע (DPA) עם ספק: מה חייב להיכלל בו.
מתי עדיף לא להפעיל מתמלל AI בכלל?
כשהפגישה עוסקת במידע רגיש, כשמשתתף ביקש שלא יקליטו אותו, או כשהספק לא עבר בדיקה. במצבים האלה התועלת של סיכום אוטומטי קטנה מהסיכון.
- פגישות עם מטופלים בתחומי הבריאות והנפש.
- שיחות משמעת, פיטורים ובירורים פנימיים.
- פגישות שבהן נמסרים פרטי זיהוי, פרטי חשבון או סיסמאות.
- שיחות עם עורכי דין או עם יועצים שחלה עליהם חובת סודיות.
- כל פגישה שבה משתתף אמר שהוא לא מעוניין בהקלטה.
הכלל המעשי פשוט: אם לא הייתם רוצים שהתמלול ידלוף, אל תיצרו אותו. סיכום ידני קצר של ההחלטות מספיק ברוב המקרים.
איך כותבים נוהל למתמללי AI בארגון?
נוהל טוב קובע אילו כלים מאושרים, מתי מותר להפעיל אותם, איך מיידעים את המשתתפים, ומתי מוחקים. אלה השלבים:
- מפו אילו מתמללים כבר פועלים בארגון, כולל כלים שעובדים הפעילו בעצמם.
- בחרו כלי מאושר אחד, בדקו את תנאי הספק, וחתמו איתו על הסכם לפי תקנה 15.
- כבו הצטרפות אוטומטית של הבוט לפגישות שבעל החשבון לא נמצא בהן.
- קבעו נוסח קצר ליידוע בתחילת פגישה, ואפשרו למשתתף לבקש שיכבו את התמלול.
- הגדירו סוגי פגישות שבהן לא מתמללים.
- קבעו תקופת שמירה להקלטות ולתמלולים, והפעילו מחיקה אוטומטית אם אפשר.
- הגבילו את הגישה לתמלולים למי שהשתתף בפגישה או צריך אותם לתפקידו.
- תעדו את הכלי ואת העברת המידע לספק במסמך הגדרות המאגר.
הנוהל הזה משתלב במדיניות הרחבה של הארגון לכלי AI. על המדיניות הזו ראו נוהל שימוש בכלי AI בארגון: איך מונעים דליפת מידע, ולתמונה הכוללת של החובות ראו את המדריך המלא לתיקון 13.
סיכום
- משתתף שמפעיל מתמלל בפגישה שלו אינו מאזין בסתר, אבל בוט שמצטרף ללא בעל החשבון מעלה סיכון.
- הקלטות ותמלולים הם מידע אישי, ולעתים קרובות מידע במאגר.
- ספק המתמלל הוא מחזיק: צריך בדיקת סיכונים, הסכם לפי תקנה 15 ובדיקה של העברה לחו״ל.
- מיידעים משתתפים, לא מתמללים שיחות רגישות, ומוחקים לפי מדיניות שמירה.
שאלות ותשובות
האם מותר להקליט פגישת זום בלי להודיע למשתתפים?
לפי חוק האזנת סתר, האזנת סתר היא הקלטה ללא הסכמה של אף אחד מבעלי השיחה, ולכן משתתף שמקליט אינו מאזין בסתר. אבל ההקלטה והתמלול הם מידע אישי, ובפגישות עסקיות מומלץ להודיע על כך בתחילת הפגישה.
האם בוט תמלול שמצטרף לפגישה בלעדי עלול להיות בעייתי?
כן. כשבעל החשבון לא נמצא בפגישה, ייתכן שאף אחד מהמשתתפים לא הסכים להקלטה. לכן מומלץ לכבות הצטרפות אוטומטית, ולהפעיל את המתמלל רק בפגישות שבעל החשבון משתתף בהן.
האם תמלול של פגישה נחשב מידע אישי?
כן. התמלול מציין מי אמר מה, והחוק מגדיר מידע אישי כנתון שנוגע לאדם מזוהה או לאדם שניתן לזהות. כשהתמלולים נשמרים במערכת ומשמשים לעסק, חלות עליהם גם חובות המאגר ותקנות אבטחת המידע.
מה לבדוק בהסכם עם ספק התמלול?
לפי תקנה 15 לתקנות אבטחת המידע, ההסכם קובע איזה מידע הספק רשאי לעבד ולאיזו מטרה, אילו מערכות הוא רשאי לגשת אליהן, מה קורה למידע בסיום ההתקשרות, וחובת דיווח על אירוע אבטחה. במתמללים כדאי לבדוק גם אם המידע משמש לאימון מודלים ואיפה הוא מאוחסן.
כמה זמן כדאי לשמור הקלטות ותמלולים של פגישות?
אין תקופה אחת שקבועה בחוק. תקנה 2(ג) מחייבת לבדוק פעם בשנה אם נשמר מידע רב מהנדרש. לכן כדאי לקבוע מראש תקופת שמירה קצרה להקלטות, ולשמור לטווח ארוך רק את הסיכומים שבאמת נחוצים.
לקריאה נוספת ומקורות
- חוק האזנת סתר, התשל״ז-1979 — סעיף 1 (הגדרות) וסעיף 2
- תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017 — תקנה 2 ותקנה 15 (מיקור חוץ)
- חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981 — סעיף 3 (הגדרות), סעיף 8 וסעיף 11
המידע במאמר זה הוא כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי. לפני קבלת החלטות יש להיוועץ בבעל מקצוע מוסמך.
