נקודות עיקריות
- הרשות רואה במספר תעודת הזהות ובצילום התעודה מידע מוגן לפי חוק הגנת הפרטיות.
- הצגת תעודה לצורך אימות פוגעת בפרטיות פחות מצילומה ושמירתה. לכן ברירת המחדל היא להציג את התעודה, לא לצלם אותה.
- כשצילום נדרש, מצלמים רק את החלק הקדמי, בלי הספח והחלק האחורי, ומשחירים פרטים שהעסק לא צריך.
- צריך להודיע ללקוח על דרישת הצילום לפני השלמת הרכישה, גם כשחברת השליחויות היא שמבצעת אותה בפועל.
- אסור להשתמש במספר הזהות למטרה אחרת מזו שלשמה נמסר, ואחת לשנה בודקים אם עדיין צריך לשמור אותו.
תוכן עניינים
- למה צילום תעודת זהות הוא עניין של פרטיות?
- מתי עסק רשאי לבקש צילום תעודת זהות?
- מה ההבדל בין הצגת תעודה לבין צילומה?
- מה חייבים לומר ללקוח לפני שמבקשים את הצילום?
- כמה זמן מותר לשמור צילומי תעודות זהות?
- איך בונים נוהל נכון בעסק?
- שאלות ותשובות
צילום תעודת זהות הוא העתק של מסמך הזיהוי הרשמי. מלבד התמונה והמספר, מופיעים בתעודה תאריך הלידה, שמות ההורים ותאריך ההנפקה, ובספח גם המצב האישי, הכתובת, פרטי בן או בת הזוג והילדים. עסקים רבים מבקשים צילום כזה מתוך הרגל: שליחים שמצלמים תעודה במסירת משלוח, אתרים שמבקשים לסרוק אותה, או מקומות שסורקים תעודה בכניסה. הרשות להגנת הפרטיות פרסמה גילוי דעת שמגדיר מתי זה מוצדק ומתי זה איסוף עודף. אם אתם רוצים לבדוק אילו פרטים העסק אוסף בפועל ולמה, אפשר להיעזר במערכת הציות לחוק הגנת הפרטיות של Privorify.
למה צילום תעודת זהות נחשב לפגיעה אפשרית בפרטיות?
הרשות רואה במספר תעודת הזהות מעין "מפתח" שמאפשר להגיע למידע אישי נוסף על אדם. לכן מספר הזהות וצילום התעודה הם מידע מוגן לפי חוק הגנת הפרטיות. בגילוי הדעת הרשות מזכירה גם שמספר זהות שניתן לאדם אי אפשר לשנות, אפילו כשנעשה בו שימוש לרעה.
הבעיה היא לא רק במספר. בצילום מלא של התעודה יש פרטים שרוב העסקים לא צריכים: תאריך לידה כשאין הגבלת גיל על המוצר, תאריך הנפקה, ומהספח גם מצב משפחתי ופרטי בני משפחה. מאגר עם אלפי צילומים כאלה הוא יעד מושך לתוקפים ולגורמים עברייניים, כך שכל צילום מיותר מגדיל את הנזק בזמן דליפה. בהגדרה של "מידע אישי" בחוק, כפי שתוקן בתיקון 13, מספר זהות מופיע במפורש כדוגמה לפרט מזהה.
מתי עסק רשאי לבקש צילום תעודת זהות?
גילוי הדעת מבחין בין שני מצבים: עסק שהדין מחייב אותו לאסוף צילום תעודה, ועסק שמבקש את הצילום בלי חובה כזו. במצב הראשון אין לעסק שיקול דעת. במצב השני הצילום מוצדק רק במקרים חריגים שבהם כל המידע שבתעודה נחוץ למטרה.
| מצב | דוגמה מגילוי הדעת | מה נדרש מהעסק |
|---|---|---|
| חובה חוקית לאסוף | בנק שנדרש לפי צו איסור הלבנת הון לאמת זהות ולשמור העתק מהתעודה; מנפיק כרטיס אשראי חוץ-בנקאי | לאסוף, ולהודיע ללקוח שמדובר בחובה חוקית |
| אין חובה חוקית | שליח שמצלם תעודה במסירת מוצר יקר; דרישת מספר זהות ברכישה מקוונת | להימנע מצילום מלא, לשקול אמצעי אימות מתון יותר, ואם בכל זאת מצלמים, לצמצם |
| בקשת מידע כללי | דרישת מספר זהות כדי למסור מידע כללי, שלא מצריך הזדהות | לרוב אין הצדקה לבקש מספר זהות |
הרשות נותנת את הדוגמה של משלוח יקר ערך: קשה להצדיק איסוף של מצב משפחתי ומקום לידה רק כדי להוכיח שהחבילה הגיעה ליעדה. הנקודה הזו רלוונטית במיוחד לחנויות אונליין, שבהן הדרישה מגיעה לעתים מחברת השליחויות ולא מהחנות עצמה. על החובות של עסקי מסחר מקוון ראו הגנת הפרטיות בחנות אונליין.
מה ההבדל בין הצגת תעודת זהות לבין צילומה?
כשמציגים תעודה, העסק רואה אותה לרגע ולא שומר דבר. כשמצלמים אותה, נוצר עותק שנשמר במכשיר או במערכת וחשוף לדליפה ולשימוש חוזר. לכן הרשות קובעת שהפגיעה בפרטיות בצילום ובשמירה חמורה יותר מהצגת התעודה.
גילוי הדעת מציע חלופות מתונות יותר לאימות זהות, למשל קוד שנשלח ללקוח מראש או הצגת התעודה בלי לצלם ובלי לשמור. ברוב המקרים החלופות האלה משיגות את אותה מטרה: לוודא שהאדם הנכון מקבל את השירות. כשעסק שוקל איזה אמצעי לבחור, השאלה הנכונה היא לא "האם הלקוח יסכים" אלא "מהו המידע המינימלי שאני צריך". זה עיקרון צמצום המידע שהרשות חוזרת אליו בפרסומים רבים.
ואם צילום בכל זאת נדרש?
במקרים החריגים שבהם צריך צילום, גילוי הדעת קובע שלושה כללים:
- מצלמים רק את החלק הקדמי של התעודה, בלי הספח ובלי החלק האחורי.
- מאפשרים ללקוח להסתיר או להשחיר פרטים שהעסק לא צריך.
- אם הצילום נשמר במערכות העסק, משחירים בו את כל מה שלא נחוץ, ומחליטים על כך כבר כשמחליטים לאסוף אותו.
מה חייבים לומר ללקוח לפני שמבקשים צילום תעודת זהות?
לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות, בקשה למספר זהות או לצילום תעודה צריכה לכלול הודעה שמסבירה אם הלקוח חייב חוקית למסור את המידע, לאיזו מטרה הוא נדרש ולמי יועבר. הרשות מוסיפה שהודעה על דרישת צילום צריכה להינתן לפני השלמת הרכישה.
התזמון חשוב. לקוח שמגלה רק בדלת, מול השליח, שעליו לצלם את התעודה, כבר שילם ואין לו בחירה אמיתית. לכן הרשות קובעת שחובת ההודעה המוקדמת חלה על העסק גם כשחברת השליחויות מבצעת את הדרישה מטעמו. כך הלקוח יכול להחליט בזמן אמת אם להמשיך בקנייה או לפנות לעסק אחר.
בנוסח הנוכחי של סעיף 11, אחרי תיקון 13, ההודעה כוללת גם את שם בעל השליטה במאגר ודרכי ההתקשרות איתו, ואת הזכות לעיין במידע ולבקש לתקן אותו. להרחבה על כל רכיבי ההודעה ראו חובת יידוע לפי סעיף 11: מה חייבים לומר ללקוח לפני איסוף מידע. על ההבדל בין הסכמה אמיתית להסכמה כפויה ראו הסכמה מדעת לעיבוד מידע אישי.
כמה זמן מותר לשמור צילומי תעודות זהות?
אין תקופה קבועה אחת. לפי תקנה 2(ג) לתקנות אבטחת המידע, בעל מאגר בוחן אחת לשנה אם הוא שומר מידע רב מהנדרש. הרשות קובעת שהבדיקה השנתית צריכה להתייחס במפורש לצורך בשמירת מספרי זהות וצילומי תעודות.
המשמעות המעשית: אם צילום נאסף לצורך עסקה מסוימת והעסקה הסתיימה, המשך השמירה עלול להיחשב שמירת מידע עודף, ובגילוי הדעת נאמר שזו עשויה להיות הפרה של התקנות. הרשות מדגישה שהכלל חל גם על צילום שנשאר בטלפון הנייד שבו צולם, למשל במכשיר של שליח או של עובד בדלפק. לפי תקנה 19(ב) צריך גם לתעד כיצד נעשתה הבדיקה ומי בארגון החליט.
גם עקרון צמידות המטרה חל כאן. לפי סעיפים 2(9) ו-8(ב) לחוק, מספר זהות שנמסר לזיהוי בעסקה מסוימת לא ישמש למטרה אחרת, כמו פילוח שיווקי או הצלבה עם מאגר אחר. על קביעת תקופות שמירה ומחיקה בעסק ראו כמה זמן שומרים מידע אישי? מדיניות שמירה ומחיקה.
איך בונים נוהל צילום תעודת זהות נכון בעסק?
נוהל טוב מתחיל בשאלה אם צריך בכלל תעודת זהות, ממשיך לבחירת אמצעי האימות המתון ביותר, ומסתיים בכללי צמצום, הודעה ומחיקה. אלה השלבים:
- מפו כל נקודה בעסק שבה נאסף מספר זהות או צילום תעודה: קופה, אתר, שליחויות, דלפק כניסה.
- בדקו בכל נקודה אם קיימת חובה חוקית לאסוף. אם אין, שאלו אם אפשר להסתפק בהצגה או בקוד אימות.
- אם צילום נחוץ, הגבילו אותו לחלק הקדמי בלבד ואפשרו ללקוח להשחיר פרטים מיותרים.
- הוסיפו הודעה לפי סעיף 11 לפני השלמת הרכישה, כולל כשהשליח מבצע את הדרישה.
- עגנו בהסכם עם חברת השליחויות מה מותר לה לאסוף ומתי עליה למחוק.
- קבעו מתי מוחקים צילומים, כולל מטלפונים ניידים, ובדקו זאת בבדיקה השנתית לפי תקנה 2(ג).
- הגבילו את השימוש במספר הזהות למטרה שלשמה נאסף.
את נקודות האיסוף האלה כדאי לתעד גם במסמך הגדרות המאגר, שבו מתוארים סוגי המידע ומטרות השימוש. אם צילומים נשמרים במערכת, הם מועמדים טבעיים להצפנה; ראו הצפנת מידע אישי בעסק. התמונה הכוללת של החובות אחרי התיקון נמצאת במדריך המלא לתיקון 13.
סיכום
- צילום תעודת זהות מוצדק רק כשהדין מחייב, או במקרים חריגים שבהם כל פרטי התעודה נחוצים.
- ברירת המחדל היא הצגת התעודה או קוד אימות, לא צילום.
- כשמצלמים: רק החלק הקדמי, בלי ספח, עם אפשרות להשחיר פרטים.
- מודיעים ללקוח לפני השלמת הרכישה, ובודקים אחת לשנה אם עדיין צריך לשמור את הצילומים.
שאלות ותשובות
האם שליח רשאי לדרוש לצלם את תעודת הזהות שלי?
לפי גילוי הדעת של הרשות להגנת הפרטיות, יש להימנע מצילום מלא של התעודה, חוץ ממקרים חריגים. במשלוחים הרשות מציעה חלופות כמו קוד שנשלח מראש או הצגת התעודה בלי לצלם. אם העסק דורש צילום, הוא צריך להודיע על כך לפני השלמת הרכישה.
האם מספר תעודת זהות נחשב מידע אישי?
כן. הגדרת "מידע אישי" בחוק הגנת הפרטיות מזכירה במפורש מספר זהות כדוגמה לפרט מזהה, והרשות רואה בו מפתח שמאפשר להגיע למידע נוסף על אדם.
אילו חלקים של תעודת הזהות מותר לצלם?
במקרים החריגים שבהם צילום נדרש, הרשות קובעת שמצלמים רק את החלק הקדמי, בלי הספח ובלי החלק האחורי, ומאפשרים להסתיר או להשחיר פרטים שהעסק לא צריך.
מה צריך לכלול ההודעה ללקוח כשמבקשים צילום תעודה?
לפי סעיף 11 לחוק: אם יש חובה חוקית למסור את המידע או שהמסירה תלויה בהסכמת הלקוח, מה המטרה, למי יועבר המידע, מי בעל השליטה במאגר ואיך יוצרים איתו קשר, ומה הזכות לעיין במידע ולבקש לתקן אותו.
מתי צריך למחוק צילומי תעודות זהות?
כשכבר אין בהם צורך למטרה שלשמה נאספו. תקנה 2(ג) מחייבת בדיקה שנתית של מידע עודף, והרשות קובעת שהבדיקה צריכה להתייחס במפורש לצילומי תעודות, כולל צילומים שנשמרו בטלפונים ניידים.
לקריאה נוספת ומקורות
- גילוי דעת הרשות להגנת הפרטיות: איסוף מספרי תעודות זהות וצילום תעודות זהות (17.3.2024)
- חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981 — סעיף 11 (חובת מבקש מידע אישי) וסעיף 8
- תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017 — תקנה 2 (מסמך הגדרות המאגר)
המידע במאמר זה הוא כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי. לפני קבלת החלטות יש להיוועץ בבעל מקצוע מוסמך.
